Gawłowski o CUW

Robert Gawłowski zachęca władze Torunia do stworzenia 

Centrum Usług Wspólnych dla szkół. Nie idźmy tą drogą.

Cieszę się, że tylko nieliczne samorządy w Polsce zdecydowały się na eksperyment z usługami wspólnymi. Mogę sobie wyobrazić z jakich powodów do tego grona pragnie dołączyć Toruń, który od lat wciela w życie ideę taniego samorządu. Chodzi o dalsze cięcia kosztów i zwolnienia administracji w oświacie.

W przeciwieństwie do pana Gawłowskiego mam okazję obserwować na czym opiera się pomysł na shared service centre (SSC). Nie jest on prosty w realizacji i tylko wyjątkowo ma ekonomiczny sens. Zawsze jednak wiąże się z olbrzymim ryzykiem, wysokimi kosztami początkowymi i dużą niepewnością co do ostatecznych efektów.

"Zazwyczaj CUW kojarzone są z oszczędnościami. Bo rzeczywiście takie oszczędności w wyniku ich tworzenia pojawiają się" - twierdzi Gawłowski. Doprawdy? Skąd ta wiedza?

Rozwiązania za którymi lobbuje Gawłowski zaimportowaliśmy z Wielkiej Brytanii. Raport NAO (National Audit Office, czyli instytucji podobnej do NIK w Polsce) z 2012 roku wykazał, że w wyniku wprowadzenia SSC koszty zamiast spaść, wzrosły. Wprowadzenie SSC wywołało przy tym szereg innych negatywnych zjawisk, które są dyskutowane w opracowaniu PSIRU (Public Services International Research Unit, jednostka badawcza z University of Greenwich) z 2014 roku.

Dlaczego wprowadzenie SSC w sektorze publicznym w Wielkiej Brytanii się nie powiodło? Dlaczego zaledwie 30-40% SSC w sektorze prywatnym okazało się mieć ekonomiczny sens?

Przyczyną fiaska w każdym przypadku okazało się fałszywe przekonanie, że "rzeczywiście takie oszczędności się pojawią". Wynikało ono wyłącznie z braku wystarczającej - lub jakiejkolwiek - wiedzy o procesach których standaryzacji i centralizacji domagają się decydenci, tacy jak Gawłowski, którzy namawiają do SSC. Zawiera się choćby w następującym stwierdzeniu:

To nie tylko ułatwienie nadzoru i kontroli nad kwestiami finansowymi bądź kadrowymi jednostek obsługiwanych przez CUW. Pozwala to na wprowadzanie lepszych metod zarządzania, wykorzystywać narzędzia komputerowe do zarządzania finansami, ujednolicić kwestię ryzyk, które w takich jednostkach występują. Umożliwia to realizowane np. zakupów grupowych i wspólnych postępowań przetargowych. Przykładowo: każda szkoła na własną rękę robi przegląd techniczny swoich budynków. Często bywało tak, że w tym samym mieście różne firmy różnie wyceniają swoje usługi. W grupie jest taniej. Dla np. 30 szkół można zacząć negocjować niższą stawkę za przeglądy techniczne.

Przegląd techniczny - czy to jest istotna część kosztów ogólnych? Jak duży rabat można uzyskać przy większym zamówieniu? 

Wprowadzenie lepszych metod zarządzania - w wyniku lepszego przepływu informacji, budowania baz danych i narzędzi analitycznych - to zupełnie inny temat. Lepsze analizy, lepsza informacja. Nie ma to nic wspólnego z shared services. Choć może ma: nie mieści mi się w głowie że można bez żadnej analizy domagać się rozwalenia istniejącej, dużej struktury organizacyjnej i próbować zastępować ją inną, pisaną palcem po wodzie. To jest niszczenie pamięci firmy; są ludzie, którzy w tej właśnie dziedzinie się specjalizują i uczynili z niej swoją profesję.

Najbardziej zastanawia mnie jednak, gdzie pojawiają się oszczędności w administracji księgowej i kadrowej. Skąd owe Centrum Usług Wspólnych będzie czerpało informacje o obecności i nieobecności, o wnioskach urlopowych, delegacjach, itd. Kto to będzie wklepywał do systemu? 

W jaki sposób CUW będzie gromadzić i przechowywać dokumentację księgową? Cała dokumentacja zostanie przeniesiona do jednego budynku? Rzeczywiście, można zwolnić 10 głównych księgowych w 10 szkołach i a potem zatrudnić 1 księgową i 9 asystentów w CUW. Tylko jeśli potem chce się budować bazy danych to okaże się, że tych 9 asystentów będzie nagle próbowało zrozumieć liczne dane analityczne, aby stworzyć jakiś jednostkowy raport, który główna księgowa zwykle ma u siebie na biurku, dostępny na telefon, lub za parę godzin. Tych 9 "asystentów" za najniższą krajową będzie próbowało poskładać swoją wiedzę do kupy, bo jeden czyta faktury, drugi je wklepuje do komputera, trzeci wpina do segregatora a czwarty zanosi segregator do piwnicy. Skończy się jak zawsze, tzn. kupi się tonery, papier i kredę na zapas upychając w piwnicy byle ograniczyć uciążliwy kontakt z CUW. Delegacja zarządzania na wyższy poziom nie musi wiązać się z poprawą efektywności. Może się nawet okazać że pozbawiony księgowej dyrektor nagle będzie musiał sam zajmować się planowaniem budżetu i zakupów. 

Moim zdaniem korzyści z SSC pojawiają się rzadko i dopiero na pewnym poziomie, głównie w zamówieniach, ale to nie powód aby pozbawiać jednostki ich naturalnych procesów. Do zrobienia dużych zamówień wystarczy dobra koordynacja działań - to prostsze niż centralizacja procesów, która prowadzi do tego, że aby dokupić dwie ryzy papieru i toner trzeba pisać maile do CUW, którego skrzynka mailowa puchnie od wniosków urlopowych, delegacji, nadgodzin, faktur, płatności, itd.

SSC przynoszą korzyści wówczas, gdy można przenieść część działalności do krajów o wyraźnie tańszej sile roboczej. Po co płacić komuś 3 tys euro, jeśli można zapłacić 3 tys zł. W sektorze publicznych tego nie ma. Poza tym SSC sprawdzają się dla bardzo dużych kontraktów, gdy faktycznie można uzyskać rabat zwiększając skalę, gdy można zbić kilka kontraktów o wartości kilku mln złotych w jeden o wartości kilkunastu mln zł. W Toruniu już tak jednak robimy i nie potrzeba do tego SSC.

Z SSC wiążę się ogromne ryzyko wynikające ingerencji w kluczowe dla kontynuacji działania procesy jednostek. Tak, to prawda, że obsługa kadrowa, księgowa czy obsługa zamówień nie są istotą działalności szkół czy przedszkoli. Nie można jednak skutecznie zarządzać szkołą bez efektywnej obsługi kadrowej i księgowej. Wynoszenie tych procesów z ich dotychczasowego miejsca, to proszenie się o kłopoty. Zastępowanie ich innymi, niesprawdzonymi, realizowanymi dalej, to ogromne ryzyko. Takie przenoszenie procesów wiąże się z kosztami początkowymi - a korzyści i "oszczędności" są pisane palcem na wodzie przez osoby, które nie wiedzą o czym mówią.

Nie jestem wrogiem SSC, po prostu staram się być realistą. Mam alergię na łatwość z jaką mówi się o "oczywistych korzyściach", czy "redukcji zbędnych kosztów", albo "koncentracji na podstawowej działalności jednostki".

Zwłaszcza ów ostatni argument za SSC wydaje mi się mocno podejrzany, tzn. wyprowadzenie z firmy pewnych procesów uznanych za drugorzędne może mieć w dłuższym czasie negatywne skutki. Łatwo mi wyobrazić sobie bankiera, która powie, że w outsourcing odda nie tylko usługi IT, ale także windykację i akwizycję klientów. Niech komputerami zajmą się profesjonalne firmy informatyczne, windykacją - kancelarie prawne, a sprzedażą - profesjonalni zewnętrzni sprzedawcy. Z czasem może się jednak okazać, że mamy coraz mniejsze pojęcie o tworzeniu bankowości elektronicznej, coraz mniejszą wiedzę o naszych klientach, natomiast jesteśmy ekspertami w wyszukiwaniu ekspertów, którzy pokierują procesami w naszej firmie. 

Zmierzam do tego, że procesy wsparcia są równie istotne co procesy podstawowe, stanowią pewną integralną całość która wyróżnia jednostkę organizacyjną, nadaje jej tożsamość i pozwala dokonywać innowacji. 

Korporacje powoli rozumieją, że przenoszenie produkcji do Chin osłabia ich potencjał innowacyjny, bo wiele drobnych innowacji dzieje się w wyniku bezpośredniej obserwacji procesów produkcji. 

W podobny sposób patrzę na wynoszenie księgowości i kadr do jednego centrum, które będzie "doskonale skomunikowane za pomocą najnowocześniejszych narzędzi IT ze wszystkimi jednostkami oświatowymi w mieście". Tak może mówić ktoś nieświadomy procesów które chce racjonalizować. Nie istnieje coś takiego, jak "doskonała komunikacja". Dopiero ktoś kto trochę posiedzi w korpo, "na słuchawce", na komunikatorze typu skype, patrząc jednocześnie na swoją skrzynkę mailową w której rozrasta się dyskusja na temat tego "kto się tym zajmuje" jest w stanie zrozumieć naturalne bariery dla SSC, które decydenci bagatelizują mówiąc o "oczywistych oszczędnościach". Jak ktoś uparcie wierzy że będzie bardziej smart niż procesy z którymi nie miał wcześniej do czynienia i nigdy nie zarządzał zmianą, pewno je spieprzy. 

Do czego zmierzam? Chyba do tego, że aby proponować CUW dla oświaty samorządowi małego miasta, trzeba naprawdę mieć wyjątkowo nikłe pojęcie na temat tego, jak wygląda praca tych jednostek. Im mniej ktoś rozumie procesy, jakie w nich zachodzą, tym łatwiej uwierzy w "oczywistą oczywistość" oszczędności wynikających z centralizacji wsparcia i korzyści wynikających z "koncentracji na działalności oświatowej"

Mam głęboką nadzieję, że związku zawodowe w toruńskiej oświacie sprzeciwią się CUW. W razie czego, chętnie pomogę wyszukać w internecie uzasadnienia dla takiego sprzeciwu.